1. Wie het behandelt
Elk verzoek gaat naar privacy@sondable.com en wordt behandeld door Max van Nunen, eigenaar van ViewVision. Er is geen andere route: een verzoek dat via een ander kanaal binnenkomt, wordt daarheen doorgezet en verder pas in behandeling genomen. Zo kan niemand binnen het bedrijf buiten dit beleid om gegevens afgeven.
2. We toetsen eerst of het moet
We geven niets af omdat er om gevraagd wordt. Voor elk verzoek stellen we eerst deze vragen:
- Komt het van een instantie die dit mag vragen, en kunnen we dat vaststellen?
- Staat er een wettelijke grondslag in, en is die van toepassing op ons? ViewVision is een Nederlandse onderneming; een buitenlandse instantie die zich rechtstreeks tot ons richt, doorloopt in de regel de weg van rechtshulp.
- Is het verzoek concreet genoeg? Een verzoek zonder afbakening van personen, periode of soort gegevens is geen verzoek maar een sleepnet.
- Klopt de vorm? Een telefoontje of een e-mail zonder ondertekening is geen bevel.
Bij twijfel vragen we schriftelijk om verduidelijking voordat we iets doen, en winnen we juridisch advies in.
3. We maken bezwaar als het verzoek niet deugt
Blijkt een verzoek onrechtmatig, te ruim of onvoldoende onderbouwd, dan voldoen we er niet aan. We laten dat schriftelijk en gemotiveerd weten en, waar dat kan, stellen we het aan de orde bij de instantie zelf of bij de rechter. We accepteren een verzoek niet stilzwijgend om gedoe te vermijden.
4. We geven het minimum
Moeten we gegevens afgeven, dan geven we alleen wat het verzoek werkelijk vraagt. Geen hele database als één account gevraagd wordt, geen heel jaar als één week gevraagd wordt, geen berichten als om een naam gevraagd wordt. Waar afscherming volstaat, schermen we af in plaats van dat we meer verstrekken.
5. We leggen het vast
Van elk verzoek leggen we vast: wie het stelde, wanneer, wat er gevraagd werd, de genoemde grondslag, onze afweging, wat we wel of niet hebben afgegeven, en wie dat besloot. Dat dossier bewaren we minstens vijf jaar. Zonder die vastlegging is achteraf niet te verantwoorden wat er gebeurd is, en verantwoording is precies waar dit beleid voor bestaat.
6. We vertellen het aan wie het aangaat
We informeren het betrokken bureau of de betrokken maker over een verzoek dat hun gegevens raakt, zodat zij zelf kunnen handelen. Dat doen we vooraf, tenzij de wet ons verbiedt het te melden of het ons uitdrukkelijk wordt verboden. Mogen we het niet melden, dan doen we dat alsnog zodra dat verbod vervalt.
7. Onze rol bepaalt wat we mogen
Voor gegevens die een klant in zijn eigen workspace verzamelt, is die klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker (privacyverklaring, hoofdstuk 3). Een verzoek om die gegevens verwijzen we in beginsel door naar de klant zelf, omdat hij erover gaat. Alleen als de wet ons rechtstreeks verplicht, geven we ze zelf af, en dan gelden de stappen hierboven onverkort.
8. Wat we nooit doen
We bouwen geen permanente toegang, achterdeur of vaste doorgifte voor een overheid. Er bestaat geen staand verzoek waaraan wij zonder toetsing voldoen. Elk verzoek staat op zichzelf.
9. Contact
privacy@sondable.com. Een verzoek van een instantie beantwoorden we binnen de termijn die het verzoek noemt, of anders binnen vijf werkdagen met een ontvangstbevestiging.